Wunschliste für perfektes Planmanagement

Schon bei einem kleinen Projekt muss die Kommunikation sehr gut organisiert sein, damit alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand sind. Und wenn man mehrere Projekte parallel bearbeitet, ist es mit herkömmlichen Mitteln wie E-Mail, Dropbox & Co fast unmöglich, mit geringem Zeitaufwand den Überblick zu behalten.

Aber wie gelingt ein perfektes Planmanagement? Ich habe über die letzten 15 Jahre in der Projektarbeit diese Wunschliste zusammengestellt:

1. Ein einfaches System für alle Projekte

Alle Projekte sollten in einem einfachen und übersichtlichen Planmanagement-System organisiert werden. Die Software sollte ohne Installation über jeden Web-Browser laufen. Nach der Online-Registrierung kann man gleich selbst eigene Projekte anlegen. Mit nur einem Login hat man von nun an jederzeit und überall Zugriff auf alle Projekte. Die Oberfläche muss so übersichtlich und benutzerfreundlich sein, dass man ohne Einschulung gleich zurechtkommt.

2. Ein Informationsstand für alle Projektbeteiligten

Alle Projektbeteiligten, vom Bauherrn über die Planer bis zu den ausführenden Unternehmen sollen per Einladung in einem virtuellen Projektraum zusammen gebracht werden. Alle Beteiligten laden Ihre Pläne hoch und werden informiert, wenn es Neuerungen gibt. Der Letztstand der Pläne muss eindeutig sein, was durch ein Revisionssystem gewährleistet wird. (= Planstapel, d.h. überholte Pläne sind im Hintergrund). Durch ein durchdachtes Filtersystem soll jeder Plan leicht zu finden sein und Fehler in der Anwendung reduziert werden. (z.B. soll ein Plan vom Statiker automatisch unter seiner Rolle gespeichert werden) Die Filter sollen flexibel anpassbar sein, damit jede firmeninterne Ordner-Struktur beibehalten werden kann.
Auch das Erstellen von individuellen Planlisten muss auf Knopfdruck möglich sein.

3. Lückenlose Dokumentation des Planaustausches

Jede Aktivität wie z.B. Upload, Versand, Download usw. muss lückenlos dokumentiert werden. In jedem Plan muss man sehen, wann und wer diesen heruntergeladen hat, die Aktivitäten jedes Beteiligten müssen dokumentiert werden und eine filterbare Gesamtübersicht über alle Projekt-Aktivitäten ist auch unumgänglich. Nur so hat man die Kontrolle über den Planerhalt, die Einhaltung von Planlieferterminen usw.

4. Durchdachtes Plan-Freigabesystem

Auch Freigaben sollen über die Software abgewickelt werden können. Dazu wird den betreffenden Beteiligten die Planfreigabe-Berechtigung verliehen. Sobald eine Freigabe eingefordert wird, können dem Plan Korrekturen und Textnachrichten angehängt werden und der -verfasser wird automatisch darüber informiert. Beim Versand müssen alle Zusatzinformationen enthalten sein. Der Status „Auf Freigabe Wartend“, „Korrigiert“ und „Freigegeben“ muss in der Planliste eindeutig gekennzeichnet sein.

5. Projektbackup für die Archivierung im eigenen System

Jedes Projekt muss als eigenständiges Programm auf dem eigenen Computer gesichert werden können. Ohne Installation soll das Programm in jedem Webbrowser laufen. Das gesamte Projekt lässt sich somit einfach archivieren oder an Vertragspartner verteilen.

Wieviel Zeit habe ich über die Jahre vergeudet mit der Dokumentation von Planlieferungen, Brennen von CDs, Projekteinarbeitung bei Vertretung von Kollegen, Suche nach Freigaben bei Bauschäden, usw.

Dabei habe ich immer von einer einfachen Lösung geträumt. Nur leider gab es diese nicht. Da wurde mir klar, dass es nicht nur mir, sondern vielen Kollegen helfen könnte, wenn jemand dafür eine Software-Lösung entwickeln würde. Und genau das habe ich gemeinsam mit meinem dreiköpfigen Team getan.
Entstanden ist Planfred, ein Online-Tool fürs Planmanagement.

• Zufriedene Kunden sind die beste Bestätigung

• gleich ohne Registrierung im Planfred-Demoprojekt testen.

Zur Person:

DI Martina Schmid
PLANFRED GmbH
Produkt-Entwicklung, Vertrieb EU

Beruflicher Werdegang:
2003: Abschluß Studium Architektur an der TU Wien
2003-2014: Projektleiterin Architektur bei Erste Group Immorent Wien
2014-2015: Projektleiterin Architektur bei MES Real Estate Services GmbH
seit 2011 Planfred-Mitentwicklerin und -Kundenbetreuung